تُعتبر المستندات أوراقاً رسمية تُعَدّ داخل مؤسسة، سواء كانت حكومية أو خاصة، ويتم تبادلها بين الإدارات سواء داخل المؤسسة أو خارجها. في هذا المقال، سنتناول مستندات الأعمال، موضحين أنواعها وكيفية استخدامها.
مستندات الأعمال
- المفهوم العام لمستندات الأعمال يتلخص في الأوراق أو التقارير أو السجلات التي يتم إعدادها ضمن الشركة أو المؤسسة، بهدف توضيح معلومات وبيانات معينة حول النشاط.
- تحتوي هذه المستندات على معلومات أو حسابات ذات صلة بالنشاط، وقد تتضمن معلومات تتعلق بالعملاء أو الموظفين داخل المنشأة.
- كما يمكن توثيق ما يحدث في الاجتماعات والمؤتمرات ضمن مستند أو تقرير ليُعرض على الإدارة العليا أو الرئيس التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة.
أنواع مستندات الأعمال
تتنوع أنواع مستندات الأعمال، وفيما يلي عرضٌ لهذه الأنواع وأهم استخداماتها:
المستندات المالية
- تمثل المستندات المالية التوثيق الضروري لحسابات المنشأة، بما في ذلك المصروفات والإيرادات بكافة أنواعها. كما تُعد قوائم الضرائب للتعرّف على قيمة الضرائب السنوية المدفوعة.
- يتم إعداد خطة مالية جديدة كل عام عبر تضمينها في المستندات المالية لتُعرض على المديرين ورئيس مجلس الإدارة.
تتضمن المستندات المالية العديد من الأنواع، ومنها:
- المستندات التي تُسجل قيمة الأرباح والخسائر.
- المستندات المالية التي توضح مرتبات الموظفين بعد خصم الضرائب والتأمينات إذا وُجدت.
- مستندات الدخل.
- مستندات الموازنة العامة.
مستندات الأعمال
- تُعد مستندات الأعمال مهمة لتقييم جوانب معينة داخل المنشأة، مما يساعد على الاطلاع على المعلومات الضرورية لضمان سير النشاط بكفاءة، وتساعد متخذي القرارات في تجنب الأخطاء.
- توضح مستندات الأعمال كل البيانات المتعلقة بالمبيعات والمعلومات عن الشركاء الجدد أو المنافسين، بالإضافة إلى معلومات أخرى هامة.
- تعتبر هذه المستندات أداة أساسية لإيجاد حلول للمشاكل التي قد تواجهها المنشأة، وتساهم في وضع خطط أعمال جديدة لتنفيذها في المستقبل.
مستندات الشركات
- تُصنف مستندات الشركات على أنها أوراق قانونية رسمية تُدون جميع بنود الشراكة والتمويل، إلى جانب الإجراءات القانونية واللوائح المختلفة، سواء داخل الشركة أو خارجها. كما تتضمن جميع القوانين التي تُحكم نشاط الشركة.
- في مرحلة التأسيس وقبل الافتتاح، يتم تجميع كافة القوانين واللوائح المتعلقة بالمؤسسة في مستندات رسمية، من إعداد المستشارين القانونيين.
- تُحفظ هذه المستندات في أماكن آمنة داخل الشركة، ويتم إعدادها بهدف تسهيل سير العمل وفق قواعد محددة، كما تشمل القوانين المرتبطة بالعاملين والأقسام الداخلية.
مستندات التوظيف
- لضمان سير العمل داخل المؤسسة، تحتاج إلى وجود أصحاب الأعمال والموظفين. ويتطلب توظيف الموظفين كتابة عقود تحدد حقوق الموظف وواجباته.
- تشمل مستندات العمل هنا عقود العمل التي تُبرمها الشركة مع الموظفين بعد قبولهم، والتي تتضمن كافة المعلومات المتعلقة بالعمل، مثل المرتب وطبيعة العمل وغيرها من الشروط المتفق عليها.
مستندات الاجتماعات
تُعقد المؤسسات أو الشركات اجتماعات دورية لمناقشة أمور تتعلق بالنشاط أو بالموظفين أو المنتجات أو الخدمات المقدمة. يتم إعداد مستند خاص بالاجتماعات لتوثيق أهم الموضوعات التي نوقشت، بالإضافة إلى عدد الموظفين المشاركين، والقرارات التي تم اتخاذها.