تعتبر القدرة على جمع وتنظيم وتفسير المعلومات وتحليل النظم وتصميمها المفتاح الأساسي لتحقيق النجاح في عالم الأعمال. هذه المنهجية المثبتة تساهم في تعزيز أداء الشركات، سواء الكبيرة أو الصغيرة، في مختلف المجتمعات من خلال الاستفادة القصوى من المعلومات المتاحة.
تحليل وتصميم النظم
- تحليل وتصميم النظم (SAD) [بالإنجليزية: Systems Analysis and Design] هو مجال ديناميكي ومثير يتعلم فيه المحللون
- أساليب وتقنيات جديدة باستمرار، مما يسهم في تطوير الأنظمة بكفاءة وفعالية أكبر.
- رغم ذلك، هناك مجموعة من المهارات الأساسية التي ينبغي على جميع المحللين إتقانها بغض النظر عن المنهجيات المستخدمة.
- تمر كافة مشاريع نظم المعلومات بأربع مراحل رئيسية: التخطيط، التحليل، التصميم، والتنفيذ، ويتطلب كل مشروع جمع المتطلبات ونمذجة احتياجات العمل.
- كما يتعين على المحللين إنشاء مخططات توضح كيفية بناء النظام، ويجب أن يكونوا على دراية بمفاهيم السلوك التنظيمي، مثل إدارة التغيير وبناء الفريق.
- يركز تحليل وتصميم النظم (SAD) أساساً على الأنظمة، العمليات، والتكنولوجيا.
الهدف من تحليل وتصميم النظم
- يهدف تحليل وتصميم النظم إلى تحسين الأنظمة التنظيمية، ويتضمن ذلك غالباً تطوير أو توفير برامج تطبيقات وتدريب الموظفين على استخدامها.
- تم تصميم برامج التطبيقات، المعروفة أيضاً بالأنظمة، لدعم وظيفة أو عملية تنظيمية معينة، مثل إدارة المخزون أو كشوف المرتبات أو تحليل السوق.
- على سبيل المثال، يمكن أن تتعقب البرامج المخصصة لقسم المخزون في متجر لبيع الكتب العدد الإجمالي للكتب المتاحة، بما في ذلك الكتب الأكثر مبيعاً.
- كما يمكن أن تتابع برمجيات كشوف المرتبات معدلات الأجور المتغيرة للموظفين. هناك مجموعة متنوعة من برامج التطبيقات الجاهزة، مثل WordPerfect وExcel وPowerPoint.
- لكن قد لا تلبي البرامج الجاهزة احتياجات مؤسسة معينة، مما يتطلب منها تطوير حلول مخصصة.
- يعد تحليل وتصميم نظم المعلومات منهجاً تستخدمه شركات مثل IBM وPepsiCo وSony لإنشاء وصيانة أنظمة المعلومات التي تدعم وظائف العمل الأساسية مثل تتبع أسماء العملاء، وعناوينهم، وأوامر الشراء، ودفع رواتب الموظفين.
- إن الهدف الأساسي من تحليل وتصميم النظم، كما تم الإشارة إليه، هو تحسين الأنظمة التنظيمية عبر تطبيق البرامج.
- كما يسهل هذا التطوير على الموظفين إنجاز مهامهم بكفاءة وسهولة أكبر، وكمحلل أنظمة، ستكون جزءاً مركزياً من عملية تطوير هذا البرنامج.
- يعتمد تحليل وتصميم نظم المعلومات على فهم الأهداف الهيكلية والعمليات الخاصة بالمنظمة، وكذلك المعرفة بكيفية استغلال تكنولوجيا المعلومات لصالحها.
عملية تحليل النظم
- تعتمد عملية تحليل النظم على جمع المعلومات وتحليلها، مع التركيز على تحديد المشكلات وفهم مكونات النظام.
- يتم إجراء تحليل النظام بهدف دراسة النظام أو مكوناته لتحديد أهدافه، نظرًا لأنها تقنية فعالة لحل المشكلات.
- تعمل هذه العملية على تحسين النظام وضمان أن جميع مكوناته تعمل بكفاءة لتحقيق أهدافها. باختصار، يحدد التحليل ما يجب أن ينجزه النظام.
عملية تصميم النظم
- تتمثل عملية تصميم النظم في التخطيط لنظام جديد أو استبدال نظام قديم عبر تحديد مكوناته أو وحداته لتلبية متطلبات معينة.
- يستدعي هذا الفهم الكامل للنظام القديم وتحديد الطريقة الأمثل لاستخدام التكنولوجيا لتحقيق الكفاءة المطلوبة.
- بشكل مختصر، يركز تصميم النظم على كيفية تحقيق أهداف النظام.
النظام
- تعود كلمة “نظام” إلى الأصل اليوناني “Systema” الذي يعني علاقة منظمة بين مجموعة من المكونات لتحقيق هدف مشترك.
- يمثل النظام عملية منظمة لجمع المكونات التي ترتبط ببعضها البعض من خلال خطة معينة لتحقيق أهداف محددة.
قيود النظام
ينبغي أن يحتوي النظام على ثلاثة قيود أساسية، وهي:
- يجب أن يتضمن النظام هيكلاً وسلوكيات محددة لتحقيق الأهداف المسبقة.
- لابد من وجود ترابط واعتماد متبادل بين مكونات النظام.
- يجب أن تكون الأهداف الأساسية للمنظمة ذات أولوية أكبر من الأهداف الفرعية المتعلقة بالأنظمة.
- أمثلة على الأنظمة تشمل: نظام إدارة المرور، نظام الرواتب، نظام المكتبة الآلي، ونظام معلومات الموارد البشرية.
خصائص النظام
يتضمن النظام الخصائص التالية:
التنظيم
- يشير التنظيم إلى الهيكل والنظام، وهو ترتيب المكونات الذي يساعد في تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.
التفاعل
- يصف كيفية تفاعل جميع المكونات مع بعضها البعض. على سبيل المثال، يجب أن يتعاون قسم المشتريات مع قسم الإنتاج، وقسم كشوف المرتبات مع قسم شؤون الموظفين.
الاعتماد المتبادل
- يعني اعتماد مكونات النظام على بعضها البعض لضمان الأداء السليم، حيث يتم تنسيق المكونات وفقاً لخطة معينة، بحيث يمثل ناتج نظام فرعي مدخلًا لنظام فرعي آخر.
التكامل
- يعنى التكامل بكيفية ارتباط مكونات النظام ببعضها البعض، مما يعني أن أجزاء النظام تعمل بتعاون داخل النظام حتى لو كان كل جزء يؤدي وظيفة مختلفة.
الهدف المركزي
- يجب أن يكون الهدف المركزي للنظام واضحًا، قد يكون مُشار إليه بصورة صريحة أو ضمنية، وليس من غير المعتاد أن تحدد منظمة هدفاً وتعمل باتجاه هدف آخر.
- ينبغي أن يكون المستخدمون على دراية بالهدف الرئيسي لتطبيق الكمبيوتر في المراحل الأولية من التحليل لضمان نجاح التصميم والتنفيذ.
تابع أيضًا:
عناصر النظام
يوضح الرسم البياني التالي عناصر النظام:
المخرجات والمدخلات
- الهدف الأساسي للنظام هو إنتاج مخرجات مفيدة للمستخدم.
- تشمل المدخلات المعلومات المدخلة للنظام ليتم معالجتها.
- بينما الإخراج يمثل نتيجة المعالجة.
المعالجات
- المعالج هو العنصر المسؤول عن تحويل المدخلات إلى مخرجات.
- وهو المكون التشغيلي للنظام؛ وقد يقوم المعالج بتعديل المدخلات جزئيًا أو كليًا وفقًا لمواصفات الإخراج.
- كلما تغيرت مواصفات الإخراج، تتغير عملية المعالجة أيضًا.
- في بعض الحالات، قد يتم تعديل المدخلات لتمكين المعالج من إجراء التحويل.
التحكم
- يعمل عنصر التحكم على توجيه النظام.
- يمثل نظام صنع القرار الذي يتحكم في نمط الأنشطة المتعلقة بالمدخلات، المعالجة والمخرجات.
- يتم التحكم في سلوك النظام عبر نظام التشغيل والبرامج للحفاظ على توازن النظام.
- يتم تحديد كمية المدخلات المطلوبة وحجمها بواسطة معايير الإخراج.
ردود الفعل
- توفر ردود الفعل التحكم في نظام ديناميكي.
- تعتبر ردود الفعل الإيجابية عادةً محفزًا لأداء النظام.
- بينما تُعتبر ردود الفعل السلبية معلوماتية تزود المراقب بالمعلومات الضرورية لاتخاذ القرارات.
البيئة
- تشمل البيئة “النظام الأفقي”، وهو النظام الذي تعمل فيه المنظمة.
- تعتبر مصدراً للعناصر الخارجية التي تؤثر على النظام.
- تحدد البيئة كيفية عمل النظام؛ على سبيل المثال، يمكن أن يؤثر الموردون والمنافسون على أداء المؤسسة.
الحدود والواجهة
- يجب تعريف النظام من خلال حدوده، حيث تحدد الحدود مكونات النظام، عملياتها، والترابط بينها عند التعامل مع نظم أخرى.
- لكل نظام حدود تحدد مجال تأثيره وسيطرته.
- إن معرفة حدود النظام يعتبر أمرًا حيويًا لفهم طريقة تفاعله مع الأنشطة الأخرى لضمان تصميم ناجح.
أنواع الأنظمة
يمكن تصنيف الأنظمة إلى الأنواع التالية:
الأنظمة الفيزيائية أو المجردة
- تعتبر الأنظمة الفيزيائية كائنات ملموسة يمكن لمسها والشعور بها.
- يمكن أن تكون الأنظمة الفيزيائية ثابتة أو ديناميكية، على سبيل المثال: المكاتب والكراسي تمثل أجزاء ثابتة من مركز الكمبيوتر.
- بينما الكمبيوتر المبرمج يمثل نظامًا ديناميكيًا يتغير فيه البرامج والبيانات وفقاً لاحتياجات المستخدم.
- أما الأنظمة المجردة فهي كيانات غير مادية فتكون تمثيلات أو نماذج لنظام حقيقي.
الأنظمة المفتوحة أو المغلقة
- يتوجب على الأنظمة المفتوحة التعبير عن تفاعلها مع بيئتها من خلال استلام المدخلات وتقديم المخرجات.
- على سبيل المثال: يجب على نظام المعلومات أن يتكيف مع التغيرات البيئية.
- بينما الأنظمة المغلقة لا تتفاعل مع آليات بيئتها، إذ تكون معزولة عن تلك التأثيرات، وهي نادرة الحدوث.
نظام تكيفي وغير تكيفي
- تستجيب الأنظمة التكيفية لتغييرات البيئة بما يضمن تحسين الأداء والبقاء على قيد الحياة، كما هو الحال مع البشر والحيوانات.
- بينما الأنظمة غير التكيفية لا تستجيب للبيئة مثل الآلات.
نظام دائم أو مؤقت
- تستمر الأنظمة الدائمة لفترة طويلة، مثل سياسات العمل.
- بينما الأنظمة المؤقتة تُستخدم لفترات محددة ثم تتوقف، كما في حالة نظام DJ لعرض معين والذي يُفكك بعد انتهاء العرض.
النظام الطبيعي والمُصنَّع
- النظم الطبيعية هي تلك التي تتشكل في الطبيعة، مثل النظام الشمسي أو النظام الموسمي.
- بينما الأنظمة المصنَّعة هي تلك التي أنشأها الإنسان، مثل الصواريخ والسدود والقطارات.
نظام حتمي أو احتمالي
- تعمل الأنظمة الحتمية بطريقة يمكن التنبؤ بها، حيث تكون التفاعلات بين مكونات النظام معروفة بصورة أكيدة.
- على سبيل المثال، يتكون الماء من جزيئين من الهيدروجين وجزيء واحد من الأكسجين.
- بينما تظهر الأنظمة الاحتمالية سلوكًا غير مؤكد، مما يجعل الإخراج الدقيق مجهولاً، كما هو الحال في التنبؤات الجوية أو وظائف تسليم البريد.
نظام اجتماعي، إنساني-آلي، آلي
- النظام الاجتماعي يتكون من الناس، كالجمعيات والنوادٍ الاجتماعية.
- في نظام الإنسان والآلة، يشارك كل من الإنسان والآلات لأداء مهمة معينة، كبرمجة الكمبيوتر.
- أما النظام الآلي فهو يعتمد بشكل كامل على الآلات لممارسة المهام دون تدخل بشري، مثل الروبوتات المستقلة.
نظم المعلومات من صنع الإنسان
- تمثل مجموعة مترابطة من موارد المعلومات التي تدير البيانات لمؤسسة معينة تحت إشراف الإدارة المباشرة.
- تشتمل هذه الأنظمة على الأجهزة، البرمجيات، الاتصالات، والبيانات، وتطبيق لإنتاج المعلومات تبعًا لاحتياجات المنظمة.
- تنقسم أنظمة المعلومات من صنع الإنسان إلى ثلاثة أنواع:
- نظام المعلومات الرسمي، الذي يركز على تدفق المعلومات في شكل مذكرات وتعليمات.
- نظام المعلومات غير الرسمي، الذي يعتمد على الموظف لحل المشكلات المتعلقة بالعمل اليومي.
- النظام المعتمد على الكمبيوتر، الذي يعتمد بشكل كامل على الكمبيوتر لإدارة التطبيقات التجارية، مثل نظام المكتبة الآلي أو نظام حجز السكك الحديدية.
أهمية التحليل في الحوسبة للمجتمعات
استنتاجًا مما سبق، يكمن أهمية التحليل في الحوسبة فيما يلي:
- تطوير نظام محوسب يتسم بالدقة والفعالية والحداثة، مما يجعله مختلفًا تمامًا عن الأنظمة اليدوية القديمة.
- إجراء التعديلات اللازمة على الأنظمة المحوسبة السابقة، سواء كليًا أو جزئيًا.
لذا، يعد التحليل خطوة ضرورية ومهمة تتطلب عناية خاصة أثناء جميع مراحل التخطيط.
حتى تتمكن من تحقيق الأهداف التالية:
- الحصول على آلية عمل للعمليات اليدوية القديمة خطوة بخطوة.
- تحديد حجم البيانات المستخدمة وتوجيه التعاملات وسير العمل.
- ضمان أن جميع الأطراف المعنية على دراية بالخطوات والمبادئ الأساسية وآلية أعمالهم.
- تحديد المشاكل المحتملة والاختناقات التي قد تعترض سير العمل أو تدفق البيانات.
بهذا، يتضح أن تحليل النظم يتبلور عبر دراسة تفصيلية تهدف إلى فهم الأنظمة القديمة وتحديد مشكلاتها، بهدف تطوير نظم أكثر كفاءة.
تابع أيضًا: