تُعد الخطابات الرسمية في مصر من العناصر الأساسية التي تظل مستخدمة في جميع المصالح الحكومية. على الرغم من أن الغالبية العظمى من الخدمات تقدم بشكل إلكتروني، إلا أن هذه الخطابات تشكل حاجة ملحة لدى معظم المؤسسات.
الخطابات الرسمية في مصر
- يهتم العديد من الأفراد بالبحث عن الخطابات الرسمية عند الحاجة لتقديمها للعديد من الجهات الحكومية. حيث تعتبر هذه الخطابات رسائل موجهة من الشخص الذي يتطلب مساعدة إلى الجهة المسؤولة.
- تُستخدم الخطابات الرسمية في جميع المؤسسات الحكومية منذ زمن طويل، ورغم التطورات التقنية التي شهدتها الكثير من الخدمات، لا يزال العمل بهذه الخطابات مستمرًا حتى اليوم لتسهيل الحصول على بعض الخدمات.
- تتمثل الوظيفة الأساسية لهذه الخطابات في تقديم الطلبات إلى العديد من الجهات الحكومية، بغية الحصول على موافقة رسمية بشأن الطلب المقدم.
- يوجد عدد من الأفراد يعملون ككتبة لهذه الخطابات نظرًا لمهارتهم في هذا المجال، في حين أن البعض الآخر قد يجد الحاجة لكتابة الخطاب بنفسه، لذا تعتبر معرفة أسس الكتابة أمرًا بالغ الأهمية.
أهمية الخطابات الرسمية في مصر
- قد يغفل بعض الأفراد عن مدى أهمية الخطابات الرسمية التي يقدمونها للمؤسسات الحكومية، لكن الحقيقة أن قيمتها كبيرة ولا يمكن الاستغناء عنها بأي شكل من الأشكال.
- تُعتبر هذه الخطابات وسيلة الاتصال الرسمية الأساسية بين الأفراد والجهات الحكومية، ولا يمكن الاستغناء عنها حتى مع التطور التكنولوجي.
- من الأمور الأساسية أيضاً أنها تُستخدم كوسيلة رسمية وحيدة للتعامل بين مؤسسات الدولة، وكذلك بين المواطنين والمصالح الحكومية، خاصة فيما يتعلق بالطلبات والشكاوى.
- تساعد الخطابات الرسمية في توفير الوقت والجهد عند التعامل مع المؤسسات، كما أنها تُخزن بسهولة للرجوع إليها عند الحاجة.
شكل الخطابات الرسمية
- تتميز الخطابات الرسمية عن الخطابات العادية في شكل كتابتها، حيث يُفضل استخدام ورق باللون الأبيض أو الأصفر، أو ورق يحمل شعار المؤسسة المعنية.
- يجب كتابة الخطاب إما على الكمبيوتر أو بخط اليد باستخدام قلم أزرق فقط، مع تجنب الألوان الأخرى مثل الأسود أو الأحمر، كما يجب أن تخلو الورقة من أي شكل أو زخرفة حتى في الخلفية.
- يفضل كتابة هذا النوع من الخطابات على الكمبيوتر وطباعته على ورق بحجم A4، مع استخدام خط Arial بحجم 16.
- يجب تقسيم النص إلى فقرات، وعدم وضع أي إطارات أو حدود حول الورقة.
- من الضروري البدء بعبارة السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وختام الخطاب بكلمات الشكر والتقدير قبل التوقيع وذكر التاريخ.
كيفية كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية
يمكن توضيح الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية الموجهة للجهات الحكومية من خلال سلسلة من الخطوات البسيطة كالتالي:
1- بداية الخطاب الرسمي
يجب أن يتضمن البداية كتابة العنوان الشخصي بطريقة واضحة ومنظمة، بدءًا من اسم الشارع حتى نهاية الرمز البريدي، مع تخصيص سطر لكل جزء.
2- العنوان الداخلي في الخطاب الرسمي
بعد كتابة العنوان الشخصي، يجب ترك مسافة كافية، ثم كتابة العنوان المستلم بشكل دقيق بنفس الترتيب المتبع، وإذا كان الخطاب موجهًا لشخص بعينه يُكتب اسمه.
3- التحية في الخطاب الرسمي
بعد كتابة العناوين، تأتي خطوة التحية، التي يجب أن تُكتب بعد ترك سطرين من العنوان.
4- محتوى الخطاب الرسمي
يُعتبر المحتوى من أهم الفقرات، حيث يعمل على إيصال الهدف من الخطاب، لذلك يجب كتابته بشكل مختصر وواضح مع اختيار ألفاظ معبرة.
5- الخاتمة في الخطاب الرسمي
بعد الانتهاء من محتوى الخطاب، يمكن إضافة جملة بسيطة كخاتمة توضح انتهاء الخطاب مع تقديم الشكر للمستلم.
6- التوقيع والختم في الخطاب الرسمي
بعد إنهاء الخطاب، يُترك سطرين لوضع توقيع الكاتب، بالإضافة إلى ختم المؤسسة إما فوق أو بجانب التوقيع حسب الشكل الرسمي.
7- التاريخ في الخطاب الرسمي
يتم كتابة التاريخ في نهاية الخطاب، ويجب أن يكون مفصلًا ويحتوي على اليوم، الشهر، والسنة لضمان سهولة تحديد زمن إرسال الخطاب.
أنواع نماذج الخطابات الرسمية
يمكن تقسيم الخطابات الرسمية إلى نوعين رئيسيين: الخطابات الإدارية والخطابات التجارية، وكل منهما يختلف بشكل كبير في المحتوى والهيكل كالتالي:
1- الخطابات الرسمية التجارية
- تمتاز الخطابات التجارية بهدف وصياغة مختلفة عن الخطابات الإدارية، حيث تُستخدم في الإعلان عن المنتجات التجارية.
- تتضمن معلومات عن الشركة المُرسلة، بالإضافة إلى جميع المنتجات المعروضة للمرسل إليه.
- يجب أن تحتوي الرسائل التجارية على الشعار الرسمي للشركة، وأيضًا معلومات الاتصال مثل العنوان البريدي، رقم الهاتف، والبريد الإلكتروني.
2- الخطابات الرسمية الإدارية
تعتبر الخطابات الإدارية الوسيلة الرسمية للتواصل مع جميع المؤسسات الحكومية، وتجب كتابتها وفقًا للمعايير الدقيقة التي تم الإشارة إليها.
نصائح لكتابة الخطابات الرسمية
- هناك مجموعة من النصائح التي يجب اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية لتفادي الأخطاء التي قد تؤدي لتعطيل المصالح، ومنها:
- اختيار ألفاظ دقيقة وواضحة تعبر عن محتوى الخطاب بدقة، سواء كان موجهًا لجهة حكومية أو شركة.
- التأكد من أن جميع المعلومات الشخصية دقيقة وأن الأفكار واضحة.
- التمسك بأسلوب موضوعي في كتابة الخطاب، دون استخدام تعبيرات أدبية غير ضرورية، مع الالتزام بجوهر الرسالة وتفاصيلها.